E-arşiv uygulaması, e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin nihai tüketicilere ya da e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan diğer mükelleflere mal teslimi ya da hizmet ifası karşılığında elektronik ortamda düzenlenip iletilen bir belgedir.
E arşiv fatura e fatura uygulamasına sahip olamayan kurum veya kişilere gerekli faturaların elektronik ortamda oluşturulup iletilmesini sağlar. E arşiv teknik standartları GİB tarafından belirlenir. Kağıt formunda muhafaza, arşiv ve düzenleme yükümlülüğü bulunan belgelerin bilgisayar ortamında iletiminden ibrazına kadar tüm işlemlerinin gerçekleştirilebildiği bir uygulamadır.
E arşiv uygulamasına; internet üzerinden bir mal veya hizmet satışı gerçekleştiren ve 2014 yılı itibariyle gelir brüt satış hasılatı 5 milyon lirayı aşan e ticaret firmaları geçmek zorundadır. ( 433 numaralı VUK gereğince)Zorunluluğu bulunmayan ve belirtilen özelliklerin kapsamı alanına girmeyen firmalar da e arşiv uygulamasından faydalanabilir.
E arşiv uygulaması, mükelleflerin sahip olduğu bilgi işlem sistemi ya da bakanlıktan alınmış olan özel entegratör bilgi işlem sisteminden kullanılabilir.
E Arşiv uygulamasının avantajları nelerdir?
E arşiv uygulaması sayesinde firmalar tüm fatura işlemlerini bilgisayar ortamına taşıdığından fatura basım, saklama ve gönderme maliyetlerinden tasarruf edilir.
Kağıt faturalarda oluşan hatalar e arşivde en aza iner. İhtiyaç halinde gerekli olan belgeye kısa sürede ulaşabilme imkanı tanır.
Elektronik fatura işlemi ve ödemelerde e arşiv işletmeleri vakit ve maliyet yönünden tasarruf ettirir. Diğer yandan kağıt üretimi için yapılan ağaç kesimi miktarının düşmesini sağlar. Gereksiz kağıt kullanımını engeller ve doğa dostudur.
Bilgisayar üzerinde düzenlenen faturalar dijital olarak kayıtlanır ve arşivlenir. İşlemlerin dijital ortamda gerçekleştirilebilmesi gerek faturalama gerekse arşivleme maliyetlerinin ortadan kalkmasını ve işletmelerin bu anlamda büyük tasarruf yapmasını sağlar.
E arşiv uygulaması avantajlarından biri de tüm işlemlerin bilgisayar üzerinde gerçekleştirilirken olası bir hata durumunda hatanın hemen tespitinin sağlanmasıdır. Bu sayede hata oranları en aza iner.
E arşiv fatura uygulaması ile fatura işlemleri oldukça hızlı bir şekilde gerçekleştirilirken işlem kalitesi de üst seviyede olur. E arşiv faturanın sunduğu avantaj ve kolaylıklar işletmelerin büyüyüp gelişmesine ve iş hayatındaki rekabette yer alabilmesine olanak tanır.
